Vos mails pro rigolos !

Bonjour,

Cela fait plusieurs projets que je fais, et je vois que les « basics » d’utilisation d’Excel ne sont toujours pas acquis, et ne progressent pas assez rapidement (et cela commence vraiment à m’énerver, car en interne cela fait perdre du temps et en externe cela donne une image d’amateurisme).

Donc, je vous propose quelques règles simples :
• A toujours utiliser
• Qui peuvent être capitalisées dans notre document de « bonnes pratiques » (si qq veut l’écrire en FR et ANGLAIS, cela peut nous aider !).
• Qui doivent être diffusées à tous …

Règles (liste non exhaustive) :
• Jamais de fond de page avec les N° de pages
• Les zones d’impression sont définies
• Une feuille a un titre (en l’entête)
• Une feuille a un pied de page avec marqué Property, Confidential, + date + N° de page….)
• Vérifier qu’il n’y a pas onglets avec des restes de calcul
• Eviter les feux d’artifices de couleur dans les cellules
• Eviter les traits de plusieurs épaisseurs
• Eviter les zones fusionnées (quand on rajoute des lignes ou colonnes, cela fait perdre BEAUCOUP de temps)
• Une feuille Excel (ou un ensemble de feuilles) se décompose toujours de la même manière :
o Des hypothèses (en haut ou sur un onglet séparé dans le cas où il y beaucoup d’hypothèses) (les fonctions $x$y existaient déjà sur WORKS l’ancêtre d’EXCEL dans les années 1978/1980, cela n’est pas par hasard)
o Des données (au milieu)
o Des résultats (en bas)
• NE PAS METTRE DANS LES FORMULES DE CALCUL des valeurs (ces valeurs sont des hypothèses et donc sont facilement lisibles)
• Penser à la cohérence des nombres de décimal (la base de l’ingénieur depuis les années 1794 !) :
o Les unités monétaires ont 2 décimales quand on travaille à la valeur exacte (en comptabilité par exemple) (ex : 1 234,00 €)
o Les unités monétaires n’ont pas de décimale quand on travaille à la valeur arrondie et quand il s’agit d’estimation (au 10 / 100 / 1000) (par exemple ex : 10 200 €)
o Les unités sont homogènes (et sont indiquées dans une ligne ou colonne) : un tableau ne contient pas des kg et des tonnes mais des Kg ou des T.
o Quand on parle d’approximations, rester cohérent sur le niveau de précision (ex : faire des projections de taille de marché dans 5 ans au kg prêt, pourquoi pas au gramme !!.).
• Il existe des normes INTERNATIONALES (dont certaines ont plus de 200 ans !!) de représentation des unités et des monnaies.
• Ne pas mettre des cellules où il faut rentrer dedans pour lire le contenu….. (j’ai déjà eu cette réponse : « je vous l’avais écrit, il suffisait de rentrer dans la cellule !!!!!)
• Pour les tableaux temporels, les dates (jours, semaines, mois, années) sont en abscisse
• Les abscisses et les Ordonnées sont « plus visibles » que le contenu (en d’autres termes, mettre en gras / voir les cellules en grisé ; les périodes/+ la colonne de gauche !).
• Pour les tableaux temporels, la somme des colonnes est égale à la somme des lignes !!!
• Penser à mettre des légendes

Reality Check: Avant d’envoyer un Excel :
• Faire un test d’impression à l’écran, regarder et corriger
• Se poser une question simple : dans 1 an, je reprends ma feuille, suis-je capable de la comprendre et de la faire évoluer.

A vous de jouer (rajout / modification de règles, traduction, capitalisation, diffusion, …).

Merci