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Sujet Création d'une asso Organisatrice de concert en Rhône-Alpes

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Sujet de la discussion Création d'une asso Organisatrice de concert en Rhône-Alpes
Bonjour,

Je me tourne vers vous aujourd'hui pour glaner quelques renseignements et avis concernant mon projet : monter une association organisatrice de concert (rock'n'roll, stoner, métal, punk...)
Le but de l'association est de faire connaître et faire tourner des groupes amateur -mais plein de potentiel !- en Rhônes-Alpes. J'ai déjà monté une association (dans un tout autre domaine), donc la partie administrative/comptable ne m’effraye pas. Et j'ai également fait partie en tant que bénévole d'une association d'orga de concert, mais je n'ai pas eu vraiment le temps de m'impliquer et de prendre des infos car elle a périclité peu de temps après mon arrivée (non non, je n'y suis pour rien ! :) )

Dans un premier temps, l'idéal serait de ne pas dépasser les 6 concerts par an (rapport à la licence d'entrepreneur du spectacle), mais de faire 6 concerts avec 2 ou 3 groupes. Pour une nouvelle association, ça me semble déjà un objectif honorable. Ensuite, qui vivra verra !

Alors, voilà mes véritables intentions :

-Je recherche des personnes tentées par l'aventure, si possible habitant Grenoble ou Chambéry (ou ailleurs si possibilité de se déplacer quelque fois pour les réunions). J'ai conscience de l'ampleur de la tâche et de l'impossibilité de porter seule un tel projet.

- Si une personne sur ce forum a déjà monté un projet similaire, peut-elle me donner une estimation du budget de base ? Entre les budgets de la location de salle de type Ampèrage à Grenoble, le défrayement des groupes, leurs «rémunérations », le catering, la communication « flyers + affiche », j'avoue que je suis un peu perdue. Si quelques bonnes âmes charitables peuvent m'aider à y voir plus clair, ce n'est pas de refus ! De plus, je suppose que j'oublie forcément quelque chose.

Merci d'avance à tous pour vos remarques et suggestions :) \m/
2
Salut,
Alors moi je suis totalement incompétent en orga' mais je peux te filer la main sur Grenoble en régie technique :-D
3
Salut

Juste pour info, il est légalement obligatoire de rémunérer quiconque monte sur scène pour une soirée avec entrée payante, consommations payantes ou qui que ce soit de salarié dans l'équipe (genre un technicien).
L'asso n'est pas toujours le meilleur moyen pour organiser des concerts si c'est pour rester dans un cadre informel où personne n'est payé.
Défrayer un groupe (sans fiche de paye) est aussi totalement illégal. C'est exactement comme payer au black.
Evidemment, tout le monde fait ça (même des grosses salles ou des municipalités - vécu), mais c'est quand même bon à savoir que c'est illégal.

Si jamais tu compte rémunérer les groupes, il faut compter 155€ minimum de budget par musicien (cachet chargé - câd avec les charges sociales - au mini syndical). Il en reste à peu près la moitié en net pour le musicien.
Si tu reste en dessous de 6 concerts par an, tu peux faire des fiches de paie avec le guso, c'est assez simple. Au dessus, il faut une licence d'entrepreneur, tu n'as plus le droit d'utiliser le guso, et tu dois passer par une boite qui te produit les fiches de paie et s'occupe du calcul des cotisations sociales (tu peux le faire toute seule, mais c'est juste un cauchemar).

Je ne suis pas sûr, mais il est peut-être possible de rester dans la légalité avec le guso en payant non pas des cachets mais juste un salaire au smig d'une ou deux heures par musicien. (ça te coûte une quarantaine d'euros par musicien, tu peux "défrayer" le reste comme tu l'entends). A voir avec le guso.

Enfin, en termes de budget pour le reste, tout dépend du projet.

Je te conseille de faire plein de tableaux sur excel ou open office (plus facile sur open office, et gratos) en imaginant plusieurs scénarios et le coût de chaque poste dans chaque cas.

Par exemple, un groupe de 3 musiciens dans une salle qui peut accueillir 120 personnes :
465€ de budget pour payer le groupe
300€ de location de la salle
30€ de catering pour les musiciens et les bénévoles (compter beaucoup de bière)
30€ de bouffe pour préparer des sandwichs
200 € de location du matos son
150€ pour un ingénieur du son (soit 75€ net dans sa poche)
60€ de com (impression chez un petit imprimeur genre photocopies pas chères devant une université d'une trentaine d'affiches A3 et d'une centaine de flyers en A4 que tu vas découper toi-même avec une massicoteuse pour rester pas cher).
135€ de bière à vendre (fût pression, etc. etc.)
Je ne compte pas la Sacem, mais il est possible qu'ils te tombent dessus. Si tu expliques de façon suffisament convaincante que les groupes jouent leur propres compos et qu'aucun auteur/compositeur du groupe n'est à la Sacem, ils ne peuvent légalement pas te demande de sous. mais il faut prévoir le truc... Sinon, c'est entre 75 et 150€ pour une petite soirée telle que je la décris ici (en fonction du budget, du prix des entrées, etc.)...
-------- Soit 1370 € de dépenses

100 entrée payantes à 5€ (c'est beaucoup si le groupe est inconnu, mais bon, on va dire que tout fonctionne niquel)
200 consommations alcolisées à 3€ (se renseigner sur le nombre de fois où u as le droit de vendre de l'alcool dans l'année).
25 sandwiches vendus à 2,5€
---------- Soit 1 162,5 € de recettes

En gros, tu peux maintenant voir les frais que tu souhaites (et peux) éliminer en premier.
Par exemple, tu peux trouver un ingé son sympa et bénévole, ou ne pas utiliser de matos son (acoustique - chaud pour 100 personnes), ou de te le faire prêter, ou ne pas avoir à louer la salle. Et en contrepartie, tu peux voir si tu peux payer deux groupes au lieu d'un, acheter carrément du matos de sonorisation, etc etc.

Tout dépend de ce que tu veux faire, du degré de notoriété des groupes que tu souhaites programmer, du public que tu peux ramener avec ton réseau et ta force de frappe en com... etc. etc.
Pour la com, ma propre expérience d'organisation de concerts (en milieu rural, il faut le noter, c'est un peu spécial) est que les affiches et flyers ne servent presque à rien (ou alors, il faut inonder le territoire, et avoir un budget conséquent). Mais ça permet à ton asso d'avoir de la visibilité et que les gens associent au bout d'un moment tes soirées à ton asso. Donc un peu à des endroits stratégiques avec un visuel qui vous identifie, c'est toujours intéressant.
Le mieux, c'est l'email (mailing list), facebook (très puissant), et bien sûr à la base de tout : le réseau personnel des gens qui organisent. Si vous êtes 20 bénévoles connus dans toute la région, il y aura 200 personnes à chaque concert. Mais en général on est plutôt 3 ou 4 organisateurs, et faire venir du monde est plus dur...

Je te suggère de commencer le plus petit possible (donc pas avec un concert qui coûte 1300€ comme celui-là) et de voir comment les choses se passent.
Essaie quand même de monter un projet bien structuré, car pouvoir faire venir de bons groupes de temps en temps est un gros plus pour l'image de ton asso et sa crédibilité pour le public (qui en général vient écouter des groupes qu'il ne connaît pas), et il est difficile de faire venir des bons groupes si tu ne les payes pas, si rien n'est professionnel, le son est pourri, etc. etc.

Peut-être que tout ça te semble stupidement évident... J'espère que ça peut t'aider.
4

Salut

Calagan t'as déjà fait une réponse complète,

quelques précisions,

=> la SACEM
en fonction du budget de la soirée, la SACEM se règle soit par un forfait (100€ environ), soit par un % (dans le cas de plus gros budgets).
Il se peut qu'aucun artiste qui joue le soir du concert ne soit inscrit à la Sacem, si tu diffuses des morceaux de musique entre les groupes, tu peux aussi avoir à payer la Sacem à ce titre la,
En fonction des endroits où tu organiseras, tu n'auras pas à la payer car le lieu la paye annuellement. (café concert par exemple)

=> il y a aussi le CNV à régler, (3.5% des recettes il me semble)

=> tu monteras ton budget différemment en fonction de tes soirées, des groupes programmés et de la salle,
En générale les salles te donnent une convention qui explique tes obligations en tant qu'organisateur (contrat des musiciens, prise en charge de la rémunération de l'équipe technique / la sécu, Sacem / CNV, etc ...) et les conditions d'occupation de la salle (billetterie, buvette?)
Ça, c'est dans le cas de salles bien établies, pour des lieux plus modestes (bar, café concert), tu n'auras pas forcement de convention et l'orga se fera plus "à la bonne franquette".


Pour le défraiement des groupes, leurs rémunérations,

Calagan t'a expliqué comment faire des contrats de travail,
Si vous programmez un groupe renommé, celui-ci sera la plupart du temps en mesure de te fournir un contrat de cession et une facture afin de t'éviter de faire toute la paperasse guso. C'est dans les clous.

Tu indiques vouloir faire jouer des groupes amateurs en Rhônes-Alpes de rock, stoner, metal, punk ... etc
En terme de budget et comme beaucoup d'organisateurs qui font jouer des groupes amateurs de ces styles, tu n'auras pas forcement la possibilité de les déclarer comme des professionnels (avec contrats de travail).
A ce moment là, tu peux défrayer les groupes si le lieu dans lequel tu organises la date ne stipule pas que les musiciens doivent être sous contrat.

Pour les défraiements des groupes, tu pourras les faire avec une note de frais.
ici tu as des infos sur les barèmes à respecter
https://www.associationmodeemploi.fr/2578-bareme-kilometrique-forfaitaire-pour-les-frais-benevoles.htm

ici des infos sur la législation sur le défraiement des groupes amateurs

http://www.irma.asso.fr/Le-statut-des-amateurs-dix

Avoir fait des notes de frais, en cas de contrôle Ursaff, disons que c'est moins pire.
Si le groupe est monté en asso, il peut aussi te fournir une facture.

En pratique, puisqu'on parle de Grenoble,
si tu veux organiser à l'ampérage, il faudra t'accrocher
il me semble que tu auras de gros frais car les agents de sécurité seront à ta charge, et tu auras probablement l'obligation d'avoir au moins un groupe où les musiciens seront sous contrat de travail.
Les budgets peuvent vite s'envoler (4 chiffres) et niveau recettes ça devra suivre

si tu veux organiser un concert au dock (par exemple), tout sera plus léger, là défrayer les groupes comme des bénévoles posera moins de soucis.
Les budgets de ce genre d'orga sont plus accessibles et adaptés à des groupes amateurs (3 chriffres)


Pour le catering,
Prévoit un catering de base avec:
=> chips / soda / bières / petites bouteille d'eau pour la scène
=> repas chaud

Si tu as des groupes qui viennent de loin, en tournée, ou plus connus, tu peux rajouter des choses, prévoies des pains au chocolat pour le petit déj, des sandwich pour le lendemain midi.

Pour la communication
Tu peux imprimer des affiches et flyers
Prévoies aussi de quoi faire des courriers postaux.

il y a aussi une grande question; si le concert ne marche pas aussi bien que prévu, comment vous faites? il vous faudra être très prudent et responsable quant aux budgets prévisionnels et ne pas être trop optimistes.

Une soirée dans les styles dont tu parles, ça ne donnera pas forcement 1-200 entrées à chaque fois, mais plus moyennement 4-60 entrées. Ca dépends des groupes, de la promo, etc ...

D'une manière générale, en tant qu'organisateur, il vous faudra trouver un moyen de vous financer pour "compenser les trous".

il existe plusieurs solutions; Concerts de soutien, cotisations membres, sponsor, campagne ulele, ect ...

Au bout d'un an d'activités,

Renseignes toi
Tu peux monter un dossier au conseil général et à la ville dans laquelle est établie l'asso.
Tu pourras peut être récupérer une très modeste subvention du fait de l'activité locale de l'asso.
(mais n'y comptes pas trop non plud)

Tu peux aussi demander à la mairie une mise à dispo de salle, en fonction de cela, tu peux avoir une salle à dispo sans location, ainsi qu'une prise en charge des rémunérations de l'équipe technique et de sécurité.

 

[ Dernière édition du message le 25/09/2014 à 03:16:41 ]